dijous, 22 de juny de 2017

Avaluació de les IVes Jornades

Un cop acabades les jornades i recollides l’enquestes toca fer avaluació de com han anat, que hem fet bé i que hem de millorar per fer unes jornades millors l’any que ve. Les nostres conclusions son aquestes:
OBJECTIUS:
En termes generals creiem que hem aconseguit tots els objectius.
Tractar d’oferir qualitat, no quantitat: Les enquestes de satisfacció i comentaris dels assistents ens remarquen que oferim una bona o molt bona qualitat d’activitats. Tot i això s’ha pogut fer algunes coses millor per evitar interrupcions a les activitats.
Oferir activitats diferenciades d’altres jornades: La xerrada sobre aprenentatge a través del joc i gamificació ha estat molt valorada i ha comptat amb una molt bona assistència. Hem de seguir oferint activitats diferents a només jugar.  Han de ser un espai d’obertura a altres col·lectius que agradin a jugadors  i profans.

Recolzar autors i editors: Hem ofert un espai de prova de jocs i de comunicació a 4 autors. amb força èxit de satisfacció per els participants. Tots els col·laboradors s’han sentit molt a gust i han pogut mostrar el seu material. Hem explicat breument tots els jocs que es podien jugar abans d’arribar a les jornades.
Ser uns bons amfitrions: Aquest objectiu s’ha assolit plenament amb totes les accions destinades a fer sentir còmodes i còmplices als assistents. La planificació de l’encarregat de rebuda, tenir un missatge elaborat, el càtering i la bona disposició de tots nosaltres han aconseguit un alt grau de satisfacció per part dels assistents. Creiem que un dels punts més forts de les jornades ha estat l’ambient familiar i amigable. Hem de posar empeny en mantenir aquest ambient.
Avaluar les jornades de manera seriosa: Amb l’enquesta de satisfacció, reunió i comunicacions, i els documents creats, aquest objectiu serà assolit.

ALTRES ASPECTES:
Assistència: L’assistència ha estat estranya. Hem superat l’assistència de les altres edicions amb 66 persones, dels quals 14 som membres del club, 7 col·laboradors i 35 assistents externs. Tot i així no tots s’han animat a participar i s’han anul·lat moltes activitats. El torn de nit, ha estat el més fluix i no ha vingut ningú. Hem anul·lat quatre partides. Potser les festes de final de curs a la tarda, el fet de que en 4 caps de setmanes seguits hi haguessin tres amb jornades lúdiques (Tarraco Viva, Ajret i nosaltres) i una presentació a un comerç local ens han perjudicat. Un fet curiós d’enguany ha estat l’assistència de molta gent per informar-se de nosaltres com entitat però sense respectar horaris o apuntar-se a activitats. Un dels assistents destaca la qualitat de la resta d’assistents. Cal millorar la comunicació amb altres entitats i tractar d’espaiar events lúdics a la ciutat.

Difusió: La difusió de les jornades ha estat seriosa i àmplia però hem tingut poca presencia a mitjans de comunicació respecte a altres anys amb els mateixos esforços. Si que l’hem mantingut a les xarxes socials. Es van elaborar dues notes de premsa per la comissió de comunicació, hem fet nombrosos articles al blog del club explicant tots els jocs. No hem fet cartelleria a penes. Tot i això la premsa i cartelleria no han produït cap visita o si més no significativa. Tot i això creiem que hem de seguir utilitzant aquesta forma de difusió esperant aconseguir més resultats un altre any i per mantenir presència del rol i jocs de taula. La coincidència d’actes similars en poc temps tampoc afavoreix que es publiquin les notes de premsa. De cara a l’any que ve estaria bé preparar una noticia per enviar el mateix dia amb foto.  
Les xarxes socials funcionen bé però el boca a boca orella és el que millor ha funcionat. Tots dos mitjans han esdevingut el principal medi de difusió de les jornades i hauríem de potenciar aquest aspecte implicant-nos tots els membres del club. Es proposa per l’any que ve sortejar un pdf de rol entre qui comparteixi el cartell de les jornades per millorar la difusió i que tots els membres s’impliquin en compartir les publicacions en xarxes socials.
Hem mantingut les xarxes actives durant les jornades en temps real els actes que hem anat realitzant de cara a poder oferir el que estem realitzant a aquelles persones que dubten si venir o no i inclinar la balança cap a la seva assistència. Vam crear un hashtag i hem aconseguit que assistents l’utilitzin millorant la nostra visibilitat.
Descartem adreçar-nos directament a les associacions de la mateixa ciutat o ciutats veïnes, no volem fer que es sentin compromesos o que es generi una relació de “deute” per assistir en les diferents jornades. Els hem avisat de les dates de nostres jornades i  algunes com el Gremi Lúdic Desperta Ferro ha fet ressò i l’Ajjret no ho va rebre doncs el contacte que teníem ja no es president i van programar unes jornades dues setmanes abans amb alguna activitat similar a la nostra.
Instruccions per arribar: Ha funcionat.
Dates: Les jornades han caigut en mig d’exàmens universitaris i festes de final de curs de col·legis, es un factor a avaluar no només pel tema de les infraestructures, si no per l’assistència. Juny es un mes tradicionalment estable meteorològicament i permet poder disposar de la terrassa com espai  i però ha fet calor, però els ventiladors han ajudat a que no fos massa excessiva.  
No creiem que haguem de buscar una altra data doncs aquest mes ens permet fer servir la terrassa i en altres edicions amb altres actes (com una final de champions on jugava el Barça) i es van omplir activitats.
Horaris: S’han respectat perfectament i si hem esperat era per afavorir que assistents participessin. Els assistents han passat bastant dels horaris… La única activitat que no va començar degut a la nostra responsabilitat és la primera activitat. Hem d’estar al local 1h abans.
Espais: L’espai s’ha fet servir perfectament però tenir només mitja hora per muntar tot és insuficient.  
Activitats extres: Valorem molt positivament les activitats.
Xerrada: La programació va ser correcta i els ponents bons. No vam mantenir presència institucional i n’hauríem d’haver tingut. La llàstima és que les activitats de qualitat que oferim no les puguem gaudir els membres del club. Va venir molta gent a la xerrada, però els socis, enfeinats en altres coses ens vam quedar sense aprofitar-la.
Dinar del club: Es un espai molt bo per fer germanor i per que els col·laboradors estiguin a gust. Un dels punts més forts de les jornades. Va sobrar menjar, la próxima vegada ens hem d’ajustar més i segons quin extra pagar-ho a part els socis. Va haver gent que va dinar sense pagar i sense haver estat convidats. Hem de buscar un sistema millor per evitar que això passi de nou, en tot cas el menjar és el que estava comprat i no ens ha generat dèficit.  
Càtering: Creiem que es un dels punts forts i diferenciadors de les jornades. Oferir als nostres assistents un càtering gratuït i volem mantenir-ho.
Enquesta: S’han entregat i recollit perfectament i gairebé tothom ha participat.
Organització: La organització te marge de millora però en general ha funcionat prou bé. S’hauria de poder repartir una mica més la tasca i delegar més, però en general s’ha repartit bastant més que en ocasions anteriors. Cal que els socis estiguin al local 1 hora abans de que comencin les jornades per acabar de organitzar tot. Potser es pot fer una reunió on es reparteixin tasques o assignar-les prèviament. S’hauria de tenir tot muntat abans de començar per no molestar a les activitats. Els encarregats de torn han funcionat i ha estat una bona manera de delegar.
Jocs de taula: Els jocs de taula han funcionat bé i gairebé no han parat.
Muntar i desmuntar instal·lacions: S’ha millorat notablement, però segueix sent una càrrega excessiva per la gent del torn de nit i un caos a primera hora. S’hauria d’intentar deixar sales muntades el dia abans. S’ha de planificar millor: igual que es desmunten coses en acabar el dinar s’haurien de desmontar unes altres en acabar el torn de tarda. Els que desmunten a última hora lliuraran de tasques a la tarda o matí i algunes coses es poden deixar per anar recollint durant la setmana següent.
Neteja: La neteja prèvia va ser perfecta. La neteja posterior també.
Material audiovisual: De cara a l’any que ve ens podem plantejar llogar un servei que ens gravi la xerrada.  
Masses imprevistos d’última hora: Hi ha hagut diversos imprevistos d’última hora, no protagonitzats per socis del club. Un col·laborador es va despenjar a última hora.  Deixarem de comptar amb persones poc serioses. Potser la programació d’altres activitats alienes al club fa afavorir que no ens faallés el col·laborador.
Apuntar-se a activitats socis: No hi ha hagut problema degut a la poca gent que s’ha apuntat a activitats llargues.
Apuntar-se a activitats: No hi ha hagut problema degut a la poca gent que s’ha apuntat a activitats llargues.
 Sopar: Va funcionar bé.
Sugerencies de les enquestes:
Tenir jocs de taula per menors de 6 anys: No és el nostre públic objectiu i a més a més vam avisar que els jocs de taula eren per nens de 10 anys en endavant.
Partides obertes: Entenem que és que directors aliens al club puguin tenir la opció de dirigir ells a un espai habilitat pel club. Considerem que les jornades son un moment en que el club es mostra a qui vulgui saber com funcionem, com juguem i de recolzament a autors amb els que contactem. La nostra prioritat es que dirigeixin primer els autor convidats i després nosaltres per que els visitants puguin plantejar-se apuntar-se al club. A més a més l’espai que tenim és el que és i no tenim més espai, així que descartem oferir aquesta possibilitat.
Teoria del rol: La xerrada la tenim plantejada com un espai de confluència entre la nostra afició i sectors profans, per tant descartem fer xerrades només per jugadors o al menys fer-ho sense l’anterior. Ens podem plantejar aquesta activitat com una oferta nova.  
Interrupcions: És cert que hem intorrumput més del correcte als participants. Elaborarem un protocol abans de començar cap activitat per evitar que torni a passar.
Pressupost: Ens hem passat del pressupost i hauriem d’haver estat més curosos a l’hora de planificar-ho.

Altres: Hauríem d’haver tingut més targetes de visita impreses. Ens demanen jocs de taula per menors de 6 anys.
Les jornades esdevenen una bona oportunitat per varies coses:
-Ampliar la ludoteca del club gratuïtament
-“Fer club” compartir feina i experiències positives
-Aconseguir nous socis
-Informar a gent de com son els jocs de rol i de taula actuals
-Promocionar-nos

No podem menysprear tot això independent del resultat de les jornades i cal valorar-ho.